GERMINAL
“Claire a mis en place des outils, templates et automatisations pour Germinal qui nous ont fait gagner énormément de temps. Grâce à son intervention sur le suivi de nos clients et la création de nos tunnels de vente, on économise plusieurs recrutements. Elle a tout documenté pour qu’on soit autonomes. Je recommande à fond pour toute personne qui souhaite construire rapidement un prototype, automatiser un process et se former au no-code.”
Accélération du paiement des formations CPF
Par semaine gagnées. Automatisation de l’on-boarding des apprenants
Germinal est une agence de growth marketing qui en 2020 est à son apogée.
Elle est spécialisée dans l’acquisition client et accompagne tout type de structures des startups telles que Kymono et Asphalte aux grands groupes du CAC40 tels que La Société Générale et TF1.
Suite à la crise sanitaire, elle lance sa plateforme de formations, l’Antichambre. Le succès est tel que l’entreprise prend une toute nouvelle direction et devient un organisme de formation.
En 2022, les fondateurs décident de revendre Germinal.
Cet événement entraîne une vague de départs et la nouvelle direction en place doit alors trouver des solutions rapides pour faire face à cette soudaine baisse de main-d’œuvre.
En effet, l’activité commerciale s’est maintenue alors même que le nombre d’employés a été divisé par 5.
objectifs
- Faire le point sur les process existants pour les optimiser
- Créer un dashboard de suivi des apprenants CPF et automatiser leur suivi
- Automatiser au maximum toutes les tâches non-créatrices de valeur
- Maintenir les solutions existantes
- Développer des solutions d’acquisition marketing automatisées
SOLUTIONS
Création d’un dashboard de suivi des CPF
Le suivi des apprenants CPF est un sujet central de nombreux organismes de formation. Ce suivi présente un double enjeu : d’une part ce suivi est essentiel pour le suivi pédagogique des apprenants et d’autre part ce suivi est nécessaire pour permettre la réception du paiement par l’entreprise.
Ce dashboard doit permettre aux responsables pédagogiques d’être alertés dès qu’un apprenant est bloqué dans son apprentissage et de suivre le nombre d’apprenants ayant finalisé le parcours CPF pour le suivi des paiements.
Nous avons donc créé un dashboard sur Notion afin d’assurer le suivi des apprenants et d’alléger la charge mentale de l’équipe.
Dès qu’un apprenant complétait un formulaire de type typeform intégré sur la plateforme de formations hébergée sur Thinkific, les résultats remontaient dans le dashboard Notion et l’avancement de l’apprenant était ainsi suivi.
Dans le dashboard nous retrouvions :
Les notes obtenues par l’apprenant à chacune de ses évaluations. Cela a parmi à la team d’intervenir bien plus rapidement auprès des apprenants ayant des difficultés, d’écouter leur retours et d’améliorer les contenus pédagogiques existants.
Des données concernant le temps passé par chaque apprenant sur la formation, la date de leur dernière connexion ainsi que le temps qu’il leur reste pour terminer la formation.
Le suivi des relances automatiques.
En effet, en parallèle nous avons mis en place un système de relance automatique pour relancer par mail les apprenants ne s’étant pas connectés depuis N jours et pour lesquels l’échéance approche à grands pas. Ainsi, le nombre d’apprenants allant au bout des formations a été multiplié par 2.
AUTOMATISATION DE L’ACQUISITION MARKETING
Afin de maintenir le revenu mensuel moyen généré par la vente de formations, l’acquisition reposait principalement sur la newsletter ainsi que des publicités Facebook Ads avec un système de webinaire hebdomadaire.
L’équipe ayant été grandement réduite, le système d’acquisition a été challengé pour permettre d’en automatiser une partie.
Nous avons donc ciblé les étapes du process les plus chronophages et les moins créatrices de valeur pour les automatiser.
C’est ainsi que l’acquisition a été transformée avec :
La création d’une solution permettant d’automatiquement ajouter les inscrits et les participants à l’issue de chacun des webinaires à notre outil d’emailing pour leur envoyer une séquence de vente.
Là où hier l’équipe consacrait chaque semaine 2h à intégrer manuellement les participants et à programmer chacun des emails, en un clic les prospects rentraient dans le funnel de vente.
En parallèle de ce webinaires en live, un système de webinaires en replay automatique a permis à l’équipe de multiplié par 2 son nombre d’événements sans y consacrer plus de temps.
Cela permettait à l’équipe de ré-exploiter les webinaires ayant obtenu le meilleur taux de conversion pendant qu’elle réfléchis au nouveau sujet du prochain événement.
Afin d’optimiser l’accueil des nouveaux apprenants, nous avons également mis en place un système d’onboarding automatique allant de l’envoi d’une séquence email jusqu’à l’ouverture des accès et l’invitation à la communauté Slack.
Ainsi, l’équipe s’est affranchie de nombreuses tâches manuelles chronophages qui en plus sont à haut risque d’erreur.
EMBARQUEZ À BORD DU VAISSEAU SYRCADIA
Grâce à cette mission, l’équipe Germinal est parvenue à faire face à cette baisse soudaine d’effectifs tout en maintenant son niveau d’activité.
La création du dashboard de suivi des CPF a permis de multiplier par 2 le nombre d’apprenants validant les parcours de formations et donc par conséquent le CA généré.
De plus, l’équipe s’est affranchie d’un très grand nombre de tâches opérationnelles répétitives ce qui lui a permis de se dédier au développement de nouveaux projets.
